Veelgestelde vragen

In praktische zin biedt mijnmelding organisaties een kant-en-klare, laagdrempelige en werkbare oplossing om (intern) grensoverschrijdend gedrag vroegtijdig te signaleren en aan te pakken. mijnmelding gaat uitsluiting tegen en voorkomt uitval van medewerkers. Deskundige beveiliging en de inzet van gecertificeerde professionals beschermen de privacy van de melder.

mijnmelding geeft inzicht in de mate waarin ongewenst gedrag voorkomt en kan HRM ontlasten als opvolging gewenst is. De externe vertrouwenspersoon neemt een onafhankelijke, neutrale positie in naar zowel de melder(s) als de organisatie. Dit komt ten goede van de bereidheid tot het doen van meldingen en het aangaan van de dialoog over ongewenst gedrag.

Door de eenvoudige online toegankelijkheid en het onafhankelijke karakter van mijnmelding is de drempel om een melding te doen zo laag mogelijk gemaakt. De optie om anoniem te kunnen melden verlaagt de drempel nog verder. 

mijnmelding is ook een barometer voor de werkcultuur in een organisatie. Elk bedrijf is een complex samenspel van mensen. mijnmelding draagt bij aan de bescherming van de onderlinge samenhang. Dankzij de lage meldingsdrempel krijgt u als werkgever actueel en betrouwbaar inzicht in de dynamiek op de werkvloer. Zo is, waar nodig, op tijd bijsturing van onwenselijk gedrag mogelijk. Dit draagt bij aan een goed functionerende werkcultuur en voorkomt persoonlijk leed of schade voor de organisatie.

We geloven niet in een tegenstelling tussen medewerkers en de werkgever. Beiden hebben in gelijke mate profijt van de beschikbaarheid van mijnmelding. De werkgever is erbij gebaat dat medewerkers zich veilig voelen en goed kunnen functioneren. Medewerkers zijn gebaat bij een goed presterende werkgever. 

Wij zijn er voor elke organisatie die haar medewerkers als grootste kracht ziet. Voor elke organisatie die vanuit goed werkgeverschap de zorg voor medewerkers en positieve arbeidsproductiviteit als gelijke prioriteiten ziet. 

We hebben een digitaal meldpunt ontwikkeld dat het melden van ongewenst gedrag binnen organisaties zo laagdrempelig mogelijk maakt. Dit meldpunt geeft deelnemende organisaties de mogelijkheid om (intern) ongewenst gedrag in kaart te brengen en er actief tegen op te treden. Naast het faciliteren van meldingen volgens een gestructureerd format analyseren we voorvallen en werken we nauw met de werkgever samen om herhaling te voorkomen. Samengevat betreffen onze werkzaamheden:    

• bieden van de mogelijkheid voor medewerkers om ongewenst gedrag te melden;
• opvolgen van meldingen, afhandelen van klachten (indien gewenst); 
• mogelijke tendensen signaleren en hierover adviseren aan de directie;
• tevens adviseren over voorlichting en preventie.

Dit alles onder strikte vertrouwelijkheid.

Ongeveer 1,1 miljoen werknemers in Nederland worden jaarlijks slachtoffer van ongewenst gedrag op het werk (cijfers van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), september 2020). SZW maakt onderscheid tussen intern ongewenst gedrag (tussen medewerkers onderling en/of medewerkers en leidinggevenden onderling) en extern ongewenst gedrag (door derden). De impact van intern ongewenst gedrag is groot voor de personen die eraan blootgesteld zijn, groter zelfs dan de impact van extern ongewenst gedrag. Uit het onderzoek komen onder andere de volgende frequenties van gevarieerd ongewenst gedrag naar voren:

•  intimidatie: circa 800.000 (11,1%)
• pesten: circa 600.000 (8,3%)
• ongewenste seksuele aandacht: circa 150.000 (2,1%)
• discriminatie: circa 56.400 (4,7%)
• lichamelijk geweld: circa 30.000 (0,4%). 

Wij schrokken van deze aantallen en willen bijdragen aan werkculturen waarin ongewenst gedrag effectief wordt bestreden. Vanuit onze ervaring als ondernemers, mediator en als begeleider van jonge studenten hebben we gekozen voor de ontwikkeling van een digitaal, laagdrempelig meldpunt. Het resultaat is mijnmelding. Naar onze overtuiging verlaagt dit meldpunt, in combinatie met een adequate opvolging van meldingen, sterk de kans op herhaling en escalatie van ongewenst gedrag. 

De gevolgen van ongewenst gedrag in organisaties liegen er niet om: menselijk leed, groot verloop van personeel, verlies in productiviteit, toenemend verzuim en zelfs arbeidsongeschiktheid. In de samenleving groeit breed het besef dat de psychosociale arbeidsbelasting omlaag moet en dat aandacht voor onderwerpen als inclusie noodzakelijk is. Wij hebben de overtuiging dat de werkgevers die deze handschoen proactief oppakken ‘beloond’ worden met een hogere medewerkerstevredenheid en betere prestaties van hun organisatie als geheel.  

Nu kiezen voor mijnmelding is ook vooruitkijken. De vergrijzing legt extra druk op de arbeidsbevolking. Zeker in sectoren waar het werk door mensen wordt gedaan, bijvoorbeeld de zorg, zullen minder mensen het werk voor meer mensen moeten doen. Dat geeft verdere druk. Voor het behoud van arbeidsproductiviteit is extra aandacht vereist voor het welzijn van individuele medewerkers. Aanpakken en voorkomen van grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer levert een bijdrage aan dit welzijn en de daaruit voortvloeiende productiviteit. 

Uit divers onderzoek blijkt dat een op de zeven medewerkers in Nederland last heeft van grensoverschrijdend gedrag door collega´s of cliënten. Het niet bekend zijn met klachten over ongewenst gedrag is daarom helaas geen honderd-procent-garantie dat zich binnen uw organisatie geen ongewenst gedrag voordoet. Er kunnen zich incidenten hebben voorgedaan waarover, om wat voor reden dan ook, geen klacht is binnengekomen. Uit ervaring weten we ook dat klachten soms blijven ‘hangen’ in een organisatie, waardoor een passende opvolging uitblijft. En vaak worden meldingen niet centraal geregistreerd, waardoor overzicht ontbreekt. 

 Door de laagdrempeligheid van mijnmelding en de centrale ontvangst van meldingen krijgt u een actueel inzicht in (mogelijk) ongewenst gedrag organisatiebreed. Dat maakt passend beleid mogelijk, met het doel dat elke medewerker zich veilig en prettig voelt op het werk.

Wij zien veerkracht als het vermogen van mensen en organisaties om constructief te reageren op factoren die ze in hun bestaan bedreigen. Grensoverschrijdend gedrag is een aanval op het welzijn en wezen van een individu, en op het voortbestaan van de organisatie als geheel. Dit vraagt om een constructieve, toekomstgerichte reactie. Soms is verandering naar een nieuwe, aangepaste organisatievorm of handelwijze nodig om te kunnen blijven bestaan. 

Het doel van mijnmelding is om het individu te ondersteunen in het herstel van zijn of haar welzijn en gevoel van waardigheid. Dat heeft te maken met de erkenning van wie je bent en het gevoel onderdeel te zijn van een groep. We werken daarom ook aan het vermogen van de groep om gezamenlijk welzijn te creëren. Elke medewerker moet in staat zijn om zo te handelen dat iedere collega erbij hoort. Voor de organisatie leidt dit tot herwonnen loyaliteit van haar medewerkers om gezamenlijke doelstellingen waar te maken. 

Ieder mens heeft de natuurlijke behoefte om ergens bij te horen. Veel mensen zoeken daarom aansluiting bij gelijkgestemden. Zulke groepsvorming gaat vaak gepaard met het ‘insluiten’ van sommigen en het bewust of onbewust ‘uitsluiten’ van anderen die minder goed bij de groep passen. Grensoverschrijdend gedrag is een vorm van uitsluiting van de persoon op wie het gedrag is gericht.

 mijnmelding draagt bij aan inclusie door uitsluiting als gevolg van grensoverschrijdend gedrag aan te pakken. Ons doel is dat elke medewerker zich veilig en prettig voelt op het werk, zich kan ontwikkelen en zonder restricties functioneert. ‘Elke medewerker’ betekent voor ons precies dat: élke medewerker, zonder enig onderscheid naar wat dan ook. 

Als in een organisatie sprake is van grensoverschrijdend gedrag, dan moet elke medewerker dit kunnen melden. Dit is altijd zo geweest. De ervaring leert echter dat een significant aantal medewerkers moeite heeft om een melding in persoon te doen bij een collega of interne vertrouwenspersoon, met alle gevolgen van dien. 

Daar komt bij dat de nieuwste generaties medewerkers anders zijn opgegroeid en anders omgaan met aankaarten van ongewenst gedrag dan oudere generaties. Met name generatie Z (geboren vanaf 1992) is opgegroeid in een volledig digitale wereld waarin snelle bevrediging van behoeften de norm is.
Daarnaast vinden (of herkennen) jonge medewerkers eerder dan hun oudere collega’s dat bepaald gedrag hun grenzen overschrijdt. Zij willen snel, wanneer het hen uitkomt, al dan niet anoniem een melding van ongewenst gedrag kunnen doen. Op die manier gehoord worden zodat er wat aan ongewenst gedrag gedaan kan worden, doet recht aan hun rechtvaardigheidsgevoel. 

Mede ingegeven door deze context hebben we ervoor gekozen het digitale meldpunt mijnmelding te ontwikkelen. Dit meldpunt biedt de snelheid en vertrouwelijkheid die gewenst is.

De melder doorloopt via de webapplicatie mijnmelding een behapbare standaardset vragen, gericht op de compacte beschrijving van het incident waarvan melding wordt gedaan. De vragen zijn vooraf met u als werkgever afgestemd voordat ze in de applicatie zijn opgenomen.

Aansluitend op de melding ontvangt de melder tips voor het goed omgaan met de situatie plus uitleg over de vervolgstappen. Er wordt een termijn afgesproken waarbinnen een update volgt over de status van de melding in een beveiligde berichtenbox (onderdeel van een persoonlijk dashboard). De melder ontvangt hiervoor een unieke inlogcode.

De melding komt binnen bij de aangewezen vertrouwenspersoon. Deze gaat hiermee aan de slag en verzorgt de reactie, rekening houdend met de opgegeven behoeftes van de melder.

Parallel aan de afwikkeling door de vertrouwenspersoon kan de melder via het beveiligde persoonlijk dashboard zelfstandig de voortgang blijven volgen, contact zoeken en berichten ontvangen. Om toegang te krijgen tot dit dashboard, heeft de melder bij zijn/haar eerste kennisgeving de bovengenoemde unieke inlogcode ontvangen.  

Om te weten wanneer er nieuwe berichten zijn, kan de melder desgewenst een e-mailadres opgeven. Hij/zij kan daarop de mededeling ontvangen dat er nieuwe berichten klaarstaan in de beveiligde omgeving. Om de privacy te blijven waarborgen, vindt altijd gescheiden opslag plaats van e-mailadressen en meldingen. De vertrouwenspersoon die de melding in behandeling neemt krijgt dus niet te zien welk e-mailadres bij welke melding hoort. 

Aan de hand van meldingen en gesprekken daarover verzamelen we gegevens voor analyse. Deze analyse delen we in een gestructureerde kwartaalrapportage voor periodiek overleg. Per jaar wordt bovendien een jaaroverzicht voorgelegd.

De rapportages bieden inzicht in de opvolging van individuele meldingen. Daarnaast kan op basis van de rapportages in groter verband preventief worden bijgestuurd, bijvoorbeeld door scholing aan te bieden. 

We kiezen er niet voor om een uitgebreid live dashboard in te richten als informatievoorziening voor de directie. Een van de redenen daarvoor is een bekende valkuil van dashboards: snel tanend enthousiasme om met de informatie iets te doen. Dat willen we koste wat kost voorkomen. Zie voor extra toelichting het antwoord op de vraag ‘Kunnen we bij mijnmelding een live dashboard krijgen?’

Een onderdeel van onze dienstverlening is dat de vertrouwenspersoon van mijnmelding de opvolging van meldingen kan verzorgen. Hierover maken we vooraf afspraken met u als werkgever. U kunt ook besluiten dat opvolging een taak is van een vertrouwenspersoon binnen uw organisatie.

In beide gevallen is er alleen volledige inzage in de meldingen voor de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon beslist om informatie al dan niet door te geven. Hierbij blijft vertrouwelijkheid voor de melder het criterium.

Alle meldingen en verdere communicatie verlopen via de beveiligde online omgeving van mijnmelding. Dit is noodzakelijk wanneer de melder anonimiteit wenst te behouden, totdat de melder anders wenst. Als de melder een e-mailadres heeft opgegeven, worden naar dit adres alleen mededelingen gestuurd dat er voor hem/haar nieuwe berichten in de beveiligde omgeving staan.

Dit stemmen we af met de opdrachtgever. Daarbij wordt rekening gehouden met de grootte van de deelnemende organisatie en het aantal meldingen. Het heeft onze voorkeur om elk kwartaal een door ons opgestelde rapportage te delen waarin onder meer het aantal en het soort meldingen samenvattend wordt weergegeven, tezamen met aandachtspunten. Daarnaast verstrekken we jaarlijks een jaaroverzicht. 

Dat kan indien gewenst, maar dat hoeft niet. U kunt ook alleen de webapplicatie mijnmelding afnemen, waarbij de vertrouwenspersoon binnen uw organisatie de meldingen opvolgt.

Alle meldingen die binnenkomen worden serieus behandeld door onze vertrouwenspersoon. Wel is mijnmelding volledig gericht op het tegengaan van grensoverschrijdend gedrag. Veelvoorkomend zijn pesten en intimidatie. Daarnaast zijn meldingen denkbaar rond diefstal, fraude door collega´s of structureel onveilig werken. Bij meldingen die buiten ons werkgebied vallen, zullen we de melder adviseren om contact op te nemen met iemand binnen de organisatie (bijvoorbeeld HRM of directie). 

Om actueel inzicht te krijgen kan de directie en/of HRM online standaard een actueel totaaloverzicht inzien. Daarin worden het aantal meldingen en de status van opvolging geclusterd weergegeven. 

Dit is geen uitgebreid live dashboard. Wij kiezen daar niet voor omdat live dashboards een vals gevoel van borging kunnen geven (´is geregistreerd, wordt wel opgelost´). Een bekende valkuil van uitgebreide live dashboards is ook dat het enthousiasme om met de getoonde details iets te doen vaak snel wegebt. Dat willen we koste wat kost voorkomen.

 Bij de afhandeling van meldingen door de vertrouwenspersoon van mijnmelding kunnen individuele meldingen door niemand vanuit de organisatie worden ingezien. Bij afhandeling van de meldingen door de interne vertrouwenspersoon kan deze alle individuele meldingen inzien (en via de berichtenbox van mijnmelding contact met de melder houden). Ook bij deze werkwijze adviseren wij om het totaaloverzicht geclusterd aan de directie en/of HRM aan te bieden, omwille van de privacy van melders en duidelijkheid over de verantwoordelijkheid van de vertrouwenspersoon voor de opvolging. 

mijnmelding is een ’standalone’ webapplicatie. Er hoeft dus geen aparte software binnen een organisatie te worden geïnstalleerd; een internetverbinding en browser zijn voldoende om met mijnmelding te kunnen werken. Wanneer uw organisatie gebruik wil maken van het meldpunt, krijgt u via een abonnement toegang.  

Voordat de app voor uw organisatie in werking treedt, bespreken we de specifieke wensen en behoeften met uw directie en HR-afdeling. Een belangrijke overweging is wie de binnenkomende meldingen opvolgt. Dat kan uw eigen vertrouwenspersoon doen of u kunt de opvolging uitbesteden aan de gecertificeerde vertrouwenspersoon van mijnmelding. Voor de herkenbaarheid als betrouwbaar medium kan het meldpunt worden aangeboden conform uw eigen huisstijl. Ook ander maatwerk is bespreekbaar. De gewenste specificaties kunnen we vrij snel verwerken, waarna de app voor uw organisatie wordt geactiveerd.

Als werkgever informeert u zelf uw medewerkers over de mogelijkheid tot melding van ongewenst gedrag via mijnmelding. We raden daarbij aan om periodiek aandacht te blijven besteden aan gebruik van het meldpunt. Naast deze proactieve benadering is de opname en toelichting van het meldpunt nodig in het werknemershandboek. We kunnen hierin inhoudelijk ondersteunen.  

Door de privacywetgeving kan het team van mijnmelding geen persoonsgerichte berichtgevingen namens de werkgever verzorgen. We kunnen wel inhoudelijk de voorlichting ondersteunen. 

mijnmelding is er om inclusie te bevorderen en wil dus exclusie voorkomen. Als initiatiefnemers willen we dan ook dat het gebruik van het meldpunt betaalbaar is voor elke organisatie. Daarom hanteren we (nog) geen standaardtarifering. De kosten zijn afhankelijk van de grootte van de organisatie en de wensen rondom opvolging en rapportage. Deelname is in de vorm van een maandelijks abonnement.

Als initiatiefnemers van mijnmelding leggen we de nadruk op het verstevigen van de samenwerking tussen medewerkers onderling. Wij zijn ervan overtuigd dat dit resulteert in beter functionerende medewerkers en teams. Dankzij een veilige en prettige werkomgeving is de productie hoger bij een lagere arbeidsbelasting. 
Daarnaast wordt uitval van medewerkers als gevolg van blootstelling aan ongewenst gedrag voorkomen. Dit bespaart kosten doordat geen inleen of werving van nieuwe medewerkers nodig is. Maar belangrijker, er wordt zichtbaar invulling gegeven aan goed werkgeverschap.
Te verwachten is dat u er als werkgever verhoogde loyaliteit voor terugkrijgt: medewerkers die zich gehoord voelen, wensen langer voor hun organisatie te blijven werken. Zo kunnen (andere) investeringen in hun ontwikkeling ook daadwerkelijk vruchten afwerpen voor de organisatie.

Om effect te kunnen meten en daadwerkelijk verschil te kunnen maken in de werkcultuur, is tijd nodig. mijnmelding werkt daarom met contracten voor minimaal een jaar. We vinden dit in het belang van alle partijen.

Onze webapplicatie werkt met een SSL-certificaat en heeft dus een versleutelde verbinding tussen de apparaten van de melder en van de vertrouwenspersoon die de melding verwerkt. Hierdoor kunnen data veilig over het internet worden verstuurd. We hanteren strenge normen voor de hoeveelheid informatie die van de melder gevraagd wordt en voor het opslaan daarvan. Gevoelige informatie beperken we tot een absoluut minimum. De informatie die via mijnmelding wordt ontvangen, wordt versleuteld opgeslagen. 

Communicatie verloopt uitsluitend via de berichtenfunctie in mijnmelding. Om geen externe beveiligingsrisico’s te lopen, communiceren we niet per e-mail. Ook wanneer een melder ervoor heeft gekozen om zich kenbaar te maken en een e-mailadres heeft achtergelaten, sturen we naar dit adres enkel mededelingen dat er een bericht klaarstaat op het berichtengedeelte van mijnmelding.    

Elke opdrachtgevende organisatie heeft bij mijnmelding een afgescheiden opslag van informatie. Onze webapplicatie staat op servers in Nederland met de benodigde beveiliging. Enkel bevoegde medewerkers hebben toegang tot de data.

De hosting van mijnmelding vindt plaats op een NEN- en ISO-gecertificeerde hostingomgeving volgens de geldende norm ISO/IEC 27001:2013 en kent daarmee een hoog beveiligings- en prestatieniveau. Opslag (dedicated server) vindt plaats bij betrouwbare datacenters in Nederland met back-up. Naast een automatische installatie van patches vinden tevens actief handmatige controles plaats. 

De webapplicatie staat op een server van een leverancier in een datacenter in Nederland met de benodigde beveiliging. Deze server ontvangt de benodigde beveiligingsupdates en back-ups. Uitsluitend bevoegde medewerkers hebben toegang tot de data. In de verwerkersovereenkomst staat welke afspraken wij met onze leveranciers hebben gemaakt; dit document is op aanvraag beschikbaar. 

Hoe wij omgaan met privacygevoelige informatie is beschreven in ons privacy statement; dit document is tevens op aanvraag beschikbaar. Het document informeert opdrachtgevers en melders duidelijk welke mogelijk privacygevoelige gegevens we bijhouden en met welk doel. 

We vragen melders alleen om informatie te verstrekken die écht nodig is en daadwerkelijk betrekking heeft op de melding. We geven aan waarvoor we bepaalde gegevens nodig hebben. 

Omdat we via de webapplicatie (persoons)gegevens verwerken, is een SSL-certificaat verplicht. Het SSL-certificaat zorgt voor een betere beveiliging van gegevens tussen de website en een internetbrowser. Deze beveiliging is te herkennen aan het slot in de adresbalk van de browser. 

Bij een bezoek aan de applicatie van mijnmelding volgt er geen cookiemelding. We gebruiken geen tracking-cookies en volgen dus niets. Zo houden we het meldpunt voor iedereen simpel en zo veilig mogelijk.

Meldingen via mijnmelding geven u actueel inzicht in de aard en omvang van ongewenst gedrag. Zo vormen ze de juiste basis voor te nemen preventieve maatregelen als onderdeel van uw PSA-beleid.

De meeste van uw medewerkers brengen een groot deel van hun tijd op hun werk door. De omgang met collega’s en derden kan veel invloed hebben op hoe iemand zich voelt. Zeker als er sprake is van ongewenste omgangsvormen, zoals pesterijen, agressie en geweld, discriminatie of seksuele intimidatie. Ook kan er sprake zijn van een te hoge werkdruk. Ongewenste omgangsvormen of hoge werkdruk kunnen stress teweeg brengen en lichamelijke, psychische en sociale klachten veroorzaken. De Arbowet noemt dit psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Om PSA tegen te gaan zijn werkgevers inmiddels verplicht tot concreet preventiebeleid. 

Elke werkgever is bovendien wettelijk verplicht om voorvallen van ongewenst gedrag te verwerken in een incidentenregister. Met mijnmelding heeft u dit incidentenregister altijd op orde. Na een melding kan direct een sanctie (of zelfs aangifte) worden overwogen.

Het gebruik van mijnmelding is schaalbaar. Er is geen maximum of minimum aantal (potentiële) gebruikers vereist. Wel verwachten we dat mijnmelding met name relevant is voor organisaties van enige omvang.

Voorlopig is Nederlands de enige beschikbare taal. Andere talen zijn echter naar wens van opdrachtgever toe te voegen.

Om een melding te kunnen doen is alleen toegang tot een internetverbinding en een browser vereist. mijnmelding is bereikbaar via alle bekende browsers vanaf een smart phone, tablet of computer.

We vinden het belangrijk dat mijnmelding toegankelijk is voor zoveel mogelijk medewerkers, dus ook voor mensen met een visuele/auditieve beperking. Om een goede toegankelijkheid te waarborgen is de webapplicatie daarom vanaf de start ontworpen volgens de WCAG 2.1 level AA-richtlijnen. Door de applicatie aan te (kunnen) passen aan de huisstijl van de organisatie vergroten we de herkenbaarheid. Tevens is gezorgd voor een zeer duidelijke navigatie.

Grensoverschrijdend gedrag kent veel vormen en gedaanten. Wat daarin hetzelfde is, is dat een persoon zich zo gedraagt dat het welzijn van een ander of het belang van de organisatie wordt geschaad. Dat gebeurt bijvoorbeeld bij pesten, discriminatie, geweld, seksuele, fysieke en financiële intimidatie. Ook fraude, corruptie en diefstal zijn vormen van grensoverschrijdend gedrag. We noemen het ook wel ongewenst gedrag. 

mijnmelding helpt je om eenvoudig een melding te doen van grensoverschrijdend gedrag en waarborgt je privacy. Doordat je de melding online doet, kun je je verhaal kwijt wanneer je dat zelf wil en waar je ook bent. Als je wil, kun je zelfs anoniem melding doen van wat er is gebeurd.

Hoe eerder we samen ongewenst gedrag herkennen en aanpakken, hoe beter we (meer) vervelende, persoonlijke gevolgen kunnen voorkomen. Het doen van een melding is daarvoor de eerste en belangrijke stap. 

Je wordt via mijnmelding snel gehoord. Zodra je melding is ontvangen, zetten we samen de vervolgstappen om ervoor te zorgen dat ongewenst gedrag voor jou én voor anderen zo snel mogelijk stopt. Tijdens dit proces houd je als melder zelf de regie over de vervolgstappen; elke actie wordt alleen ondernomen wanneer je er als melder mee instemt.

En, misschien niet leuk om te lezen, maar je bent het naar jezelf toe ook verplicht om ongewenst gedrag te melden: ´De werknemer is verplicht om naar zijn eigen vermogen zorg te dragen voor zijn eigen veiligheid en gezondheid en die van de andere betrokken personen (artikel 11 Arbowet).´ We vinden allemaal dat dit niet nodig zou moeten zijn. Maar het kunnen tegengaan van ongewenst gedrag begint met (laten) weten dat het plaatsvindt. Dus meld het alsjeblieft! 

Je kunt elke vorm van ongewenst gedrag melden waarbij er voor jou een grens is overschreden. We proberen dan zo snel mogelijk een goed beeld te krijgen van de gebeurtenis. In mijnmelding vind je daarom een aantal categorieën van ongewenst gedrag, maar als daar (nog) niet tussen staat wat je hebt meegemaakt, kun je ook gewoon je melding doen.   

We nemen elke melding die binnenkomt serieus. Toch kan het zijn dat een melding buiten ons werkgebied valt. In dat geval zullen we je adviseren om contact op te nemen met bijvoorbeeld HRM of de directie. Op jouw verzoek kunnen we de melding dan doorsturen.

Meldingen worden uitsluitend gelezen door de aangewezen vertrouwenspersonen. Vooraf is met je werkgever afgesproken wie de opvolging van meldingen verzorgt. Dat kan de vertrouwenspersoon binnen de organisatie (intern) zijn, of de vertrouwenspersoon vanuit mijnmelding (extern). Als is gekozen voor de interne vertrouwenspersoon, dan verzorgt deze de opvolging na ontvangst van de melding. Als de externe vertrouwenspersoon is aangesteld, dan verzorgt mijnmelding de opvolging. 

We proberen snel tot een zo duidelijk mogelijk verslag van het gebeurde te komen. De antwoorden op een aantal vaste deelvragen helpen daarbij. Op basis van het verslag kan de aangewezen vertrouwenspersoon actie ondernemen. Welke actie dat precies is, hangt mede af van de behoefte die jij als melder hebt aangegeven. Daarbij geldt: we zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen. 

Je ontvangt advies hoe je zo goed mogelijk kunt omgaan met de situatie. Na een afgesproken termijn ontvang je steeds een update over de status van je melding en de vervolgstappen. 

Via een beveiligd persoonlijk dashboard kun je ook zelfstandig de voortgang blijven volgen, contact zoeken en berichten ontvangen. Om toegang te krijgen tot dit dashboard, ontvang je bij de eerste kennisgeving een link. Dit is jouw unieke inlogcode.

De ervaring van de melder staat voorop. Het nagaan van omstandigheden kan een grote rol spelen. We bekijken dit per melding. Belangrijk is om met een zo neutrale blik naar de melding te kijken en van daaruit te handelen. Tegelijkertijd realiseren we ons dat misbruik van mijnmelding moet worden tegengegaan.

Voorop staat altijd de vertrouwelijkheid van iedere melding. De vertrouwenspersoon is er in de eerste plaats om jou te ondersteunen en beschermen. 
Wel ontvangt de directie periodiek een analyse van binnengekomen informatie. In deze rapportage worden alle persoonsgegevens weggelaten (en andere gegevens die tot personen zijn te herleiden). 
Het doel van de periodieke rapportage is dat de directie op organisatieniveau eventueel noodzakelijke veranderingen in gang kan zetten om herhaling te voorkomen.

Als je een melding anoniem doet, dan kan je werkgever deze melding niet inzien. Wanneer je bij je melding wel je naam opgeeft, dan beantwoord je daarna nog apart de vraag of je werkgever de melding mag inzien. Zonder jouw toestemming mag je werkgever jouw melding niet inzien.

Je werkgever heeft mijnmelding ingeschakeld om ongewenst gedrag te voorkomen. De vertrouwenspersoon van mijnmelding staat voor je klaar om je op te vangen na een incident, om je te begeleiden en verder te ondersteunen. Strikte vertrouwelijkheid staat daarbij altijd voorop. Op die manier neemt mijnmelding de rol van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie over. Het kan ook zijn dat je werkgever heeft besloten om de bestaande vertrouwenspersonen binnen de organisatie in te zetten voor de opvolging van meldingen. Wij dragen de binnengekomen melding dan in vertrouwen over. We blijven op afstand betrokken bij de opvolging. 

 Ja. Dat hoeft niet, maar kan zeker. Bij het eerste contact ontvang je een unieke inlogcode. Daarmee kom je in de online omgeving waar we berichten uitwisselen en waar je de voortgang van de melding kunt bijhouden. Dat kan te allen tijde anoniem. 
Let wel: een belangrijk onderdeel van onze eigen beveiliging is dat we de inlogcode nooit opnieuw kunnen uitgeven. Als je anoniem meldt, is het dus extra belangrijk dat je jouw persoonlijke inlogcode heel goed opslaat. 

Ook als je wel je naam opgeeft bij je melding, is je privacy gewaarborgd. Er vindt altijd gescheiden opslag plaats van e-mailadressen en meldingen.

Je kunt elk e-mailadres opgeven dat je prettig vindt. Je kunt zelfs melden zonder een e-mailadres te delen.

Een melding wordt afgesloten als de melder en werkgever met de afsluiting hebben ingestemd. Mocht je als melder zelf niet verder willen communiceren, dan beschouwen we na verloop van tijd de melding als afgedaan. Het doel is echter om een dialoog aan te gaan.
(Afgesloten) meldingen worden bewaard gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn.

De melding en bijbehorende communicatie zijn uitsluitend zichtbaar voor de vertrouwenspersoon van mijnmelding en eventueel voor de door de werkgever aangestelde vertrouwenspersoon. De directie en HRM hebben geen inzage in individuele meldingen, tenzij de melder hier toestemming voor heeft verleend. Gegevens zijn strikt vertrouwelijk en worden niet aan derden verschaft.